時間管理：重新定義人生剩餘時間的價值
時間管理的核心在於有效運用有限的人生。
如果我們將時間視為人生剩餘的光陰，看待它的方式將會截然不同。
在有限的人生中，能陪伴家人、享受健康生活，追求人生價值的美好時光彌足珍貴。
年輕時，我們常以時間換取金錢，覺得時間不值錢，甚至揮霍光陰。
然而，到了中年，經濟條件或許改善了，卻發現時間變得更加珍貴，開始想用金錢換取時間，這也是許多中年人的心聲。
目錄
如何奪回時間管理的主導權？
隨著年齡增長，我們逐漸意識到人生並非只有工作，還包含許多其他重要元素。
我看過一本書，內容意思大概是Work-life balance 並非指Work與Life要完全平衡，而是將應該把work視為Life的一部分。
人生內還應包含健康、個人目標等等。
對於大多數中年上班族而言，除了工作以外，我認為他們還想渴望追求以下目標：
- 追求興趣
- 陪伴家人
- 發展副業
- 運動
實現這些願望的關鍵並非金錢，而是有效的時間管理。
我現在分配給工作的時間越來越少，因為我更懂得管理時間和調整個人心態。
這樣我便多了更多時間去做我認為更有價值的事情，例如：陪伴老婆及小朋友、跑步、閱讀，培養興趣、參與義工服務、發展副業以及不斷學習提升自我。
這些活動都建立在有效的時間管理之上。
從個人經歷談時間管理的重要性
我經常與朋友分享我的個人經歷，例如跑步的益處，但他們常以「沒時間」為由婉拒。
他們認為我的工作性質和公司彈性允許我這麼做，我並不否認。
然而，他們可能沒有認真審視自身的工作模式和心態。
多年來，我建立了一套生活哲學和时間管理方法，累積了一些心得和經驗，希望能在此分享。
減少無意義的社交媒體作為最高效的時間管理
許多香港上班族都有這樣的通病：在忙碌的生活中，無論工作或閒暇，總是不自覺地進行以下活動：
- 瀏覽不同的社交媒體, FB, IG, Threads
- 觀看 YouTube 影片、Netflix
- 打機
許多人會說，工作方面已經很辛苦，下班只想放鬆一下。
然而，這些方式只是消極地尋求多巴胺，實際上消耗了大腦大量能量，只會越用越累。
有研究顯示，這些刺激會對大腦的海馬體產生負面影響，簡單來說就是越看越遲鈍。
我雖然也會使用社交媒體，但會控制時間，不會讓它對我有負面影響。
朋友覺得我是異類，他們討論Netflix的熱門劇集，但我完全插不上話，對此我並不覺得可惜，我知道我的時間現在都用在有價值的東西上。
減少工作時間上的分心及干擾，提高專注力
在現今繁忙的職場中，我們的日常工作經常被各種事物干擾，導致我們的專注力不斷被偷走，令到我們的生產力降低，而令到工作時間延長。這些干擾包括：
- 各種電子通知
- 即時通訊軟件(如WhatsApp、WeChat)
- 電子郵件通知
- 手機應用程式通知
- 工作環境的噪音
- 同事的閒聊
- 無效的會議
- 與豬隊友同事合作
- 其他突發事情
為了提高工作效率和專注力，以下是我的個人對策：
1. 通知管理：
- 長期將電話的電子郵件通知設為靜音。
- 長期將WhatsApp群組消息設為靜音。
- 長期將手機設定為靜音模式。
2. 電子郵件處理：
- 不會頻繁查看電子郵件。
- 安排固定時間集中處理所有郵件。
3. 營造專注環境：
- 在辦公室使用耳機聽純音樂，讓自己進入集中。
- 戴上耳機也可減少同事突如其來的打擾。
4. 自己優先：
- 盡量以自己的工作和生活排序優先。
- 看情況而定，一般不即時接聽電話、回覆短訊、電郵，避免打斷自己工作節奏及專注力。
5. 工作場所選擇：
- 我喜歡回到公司辦公，實體工作環境有助進入工作狀態。
- 但對於在家工作的人，建議劃分專門的工作區域。
6. 同事互動：
- 盡量減少與同事閒聊。
- 區分有益且具建設性的公事討論和無關緊要的閒聊。
7. 工作與生活界線分明：
- 下班後和週末不查看郵件，即使看到標題也不打開內容，以免影響心情和當下正在處理的事情。
時間管理：高效能開會策略
作為打工仔，大家不會否認會議是工作中最耗時的事情之一。
很多同事召開會議只是為了彰顯自身的存在價值，會議內容卻毫無實質意義。
以下是我一向以來的方法：
- 建議集中所有要討論的議題，一次性地討論。
- 如有任何更新，事先以電子郵件提供所需資訊，避免在會上花費大量時間講解。
- 主動縮短會議內容及完結時間，會議內注重重點，避免過多閒聊。
- 對於沒意義的會議，勇敢說不。
- 以自身行程為優先，不被他人的行程安排綁架，勇敢拒絕或提議更改會議時間。
優化工作模式來管理時間
許多人沒有檢視自身的工作模式，一直沿用舊有且習慣的方式。
時代在進步，但做事方法卻沒有進步，以至工作越多，但工作效率卻越來越低。
- 完成工作不應以清空郵件箱為目標，而是以任務和目標為導向。
- 我們的工作是解決問題，創造價值，而非僅僅處理郵件。
- 善用 AI 工具，它是我們每個人的免費私人助理，我們可以讓它協助brainstorming、文書處理、報告撰寫、會議記錄摘要等。在這個AI世代，我認為每個人都應該要學會及研究如何利用AI工具提高工作效率和生產力。
- 每天開始工作之前，制定及思考計劃，區分工作的優先順序，將工作分為必要和需要。
- 使用筆記應用程式記錄待辦事項，做好規劃。
調整心態來管理時間
調整工作的心態是其中一個長遠可以有效管理時間的一個方式，這是我現在我的工作所累積的一些經驗。
減速提升效率反而提升效率
我過去的做事風格可以用「快」字概括：注重細節、快速回覆郵件、力求迅速完成每一項任務。這也可能亦是很多人的做事方式。
我曾以為這樣的效率很高，但實際經驗卻揭示了其中的弊端：
- 許多工作完成後需要修改，造成時間的浪費。
- 發現部分任務，原來拖延一斷時間後，反而無需再處理，之前的努力徒勞無功。
我開始嘗試「減速」工作，令人驚訝的是，這種方式反而提升了整體效率，最終節省了時間成本。
完美主義的陷阱：高標準下的時間管理
我一向秉持高標準、高質量的做事原則，但這也意味著我經常在細節上投入過多時間。
過於追求完美，反而降低了效率。我意識到，在某些情況下，追求「足夠好」比追求「完美」更為明智。
授權的藝術：擺脫事必躬親的負擔
為了避免將所有工作攬在自己身上，我開始學習如何有效地跟同事合作。
找到合適的幫手，將部分任務委託出去，不僅能減輕自身負擔，還能提升團隊整體的工作效率。
學會說“不”：保護時間的有效策略
我學會了對低優先級和低價值的任務說“不”，將寶貴的時間留給更重要的工作以及個人的生活。
這有助於避免工作超載，維持工作與生活的平衡。
情緒管理：避免無謂的時間消耗
我努力控制情緒對工作效率的影響，避免與同事或老闆發生爭執，將時間浪費在無意義的口舌之爭上。
良好的情緒管理是高效時間管理的重要組成部分。
運用時間管理矩陣的四個象限
我之前在Stephen Covey果本《與成功有約，高效能人士的七個習慣》/ 《The 7 habits of highly effective people》，作者提到艾森豪矩陣（Eisenhower Matrix）這個時間管理工具，它旨在幫助人們根據任務的重要性和緊急性來進行優先排序。
艾森豪矩陣的四個時間管理象限：
- 重要且緊急： 這些任務需要立即處理，通常是危機或即將到期的事項。
- 重要但不緊急： 這類任務通常沒有明確的截止日期，但對長期目標和個人發展至關重要，例如學習新技能、健康管理等。這些任務往往容易被忽視或拖延。
- 緊急但不重要： 這些任務雖然需要快速處理，但對達成長期目標並不重要，常常是他人要求的事情。
- 不重要且不緊急： 這類任務可以被忽略或延後，因為它們對生活和工作沒有實質影響。
「重要但不緊急」任務的特點：
- 缺乏明確的Deadline
- 長期影響
- 自我提升 (例如：運動、閱讀、學習新技能)
- 家庭
我們應專注於「重要但不緊急」的任務，以長期發展為重。
明確最終目標，並根據目標評估任務的重要性。
其他實用時間管理技巧及個人生活心態
- 工作上研究及記錄流程內容、步驟、每個細節、所需資料及工具，和不同工作的負責同事，建立個人知識庫。
- 在公司內部建立良好聲譽，確保提交給同事的工作內容整潔、有質量，指示清晰，因為Garbage Out，Garbage In。
- 撰寫郵件時，標題要清晰明瞭，寫明有關主題及目的，讓同事在茫茫電郵大海看到你的電郵，也會優先處理。
- 將相同類型的工作集中處理，避免注意力分散。
- 運用金錢換取時間，例如搭的士、外判家務、外判重複性工作等。
- 減少花在無意義社交和人際關係上的時間。
- 專注於高價值的事情及自身事務，避免將時間浪費在不必要的人和事上。
- 保持運動習慣，運動能活化大腦，提高專注力、生產力和創造力。
結語
時間管理並非僅僅是安排行程，更是一種積極的生活態度。
它幫助我們釐清目標，有效利用每一分每一秒，最終實現個人和職業的成功。
從設定明確的目標，到善用各種方法及心態調整，
時間管理賦予我們掌控生活的力量，讓我們擺脫忙碌的泥沼，專注於真正重要的事情。
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